ЭДО Лайт и УПД в «Честном знаке»: как принимать и отгружать товар

Почему без электронного документооборота не обойтись

Когда маркированный товар переходит от одной компании к другой, система должна увидеть этот переход. Увидеть она его может только из электронного документа — универсального передаточного документа, сокращённо УПД. Бумажная накладная для системы не существует: коды так и останутся числиться за поставщиком, а у вас на складе будет товар, которого по документам у вас нет.

Отсюда правило: принять маркированный товар — значит принять УПД. Пока вы этого не сделали, продавать товар нельзя, потому что коды вам ещё не принадлежат.

Что такое ЭДО Лайт

ЭДО Лайт — это бесплатный сервис электронного документооборота, встроенный прямо в личный кабинет системы маркировки. Он позволяет создавать и подписывать универсальные передаточные документы, принимать входящие и видеть, как коды переходят между участниками, — всё в одном окне, без отдельного договора с оператором.

Документы, подписанные в нём, юридически значимы наравне с документами из платных сервисов: юридическую силу даёт электронная подпись, а не то, через какой сервис файл прошёл. Основание — часть 1 статьи 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ: информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью, и применяется в любых правоотношениях, кроме случаев, когда закон прямо требует бумажный носитель.

Для старта нужны две вещи: усиленная квалифицированная электронная подпись и настроенный идентификатор абонента в личном кабинете.

Как принять входящий УПД

• Шаг 1. Войдите в личный кабинет системы маркировки с электронной подписью.
• Шаг 2. Откройте раздел электронного документооборота и найдите входящий документ от поставщика.
• Шаг 3. Сверьте состав: то ли количество, те ли коды, тот ли товар. Здесь и вскрываются расхождения — пересорт, недостача, чужие коды.
• Шаг 4. Если всё сходится — подпишите документ. Коды перейдут на ваш баланс, и товар станет вашим не только физически, но и в системе.
• Шаг 5. Если не сходится — не подписывайте. Запросите у поставщика исправленный документ. Подписанный «на автомате» УПД с чужими кодами потом расхлёбывать сложнее, чем отказать в приёмке сразу.

Как отгрузить товар

Отгрузка зеркальна приёмке: вы формируете УПД, указываете покупателя и коды маркировки, подписываете и отправляете. Покупатель принимает — коды уходят с вашего баланса.

Важная развилка, из-за которой чаще всего путаются:

• продаёте компании или предпринимателю для перепродажи — оформляете УПД без причины выбытия, коды остаются в обороте и переходят покупателю;
• товар выбывает окончательно — в УПД указывается причина выбытия, и это работает как вывод из оборота. Причину может проставить и поставщик при формировании документа, и получатель при приёмке.

Что делать при расхождении в документе

Расхождения — обычное дело, и от того, как вы на них реагируете, зависит, чья это будет проблема. Разберём три частых случая.

• Пришло меньше, чем в документе. Не подписывайте. Просите поставщика выставить исправленный документ на фактическое количество. Подписав, вы примете на баланс коды товара, которого у вас нет, и закрывать эту дыру придётся списанием.
• Пришли лишние или чужие коды. Тоже отказ. Чужой код на вашем балансе означает, что вы отвечаете за товар, который к вам не приезжал, а поставщик потеряет его из своего учёта.
• Товар пришёл, а документа нет. Самая частая ситуация у небольших поставщиков. Товар нельзя ни продавать, ни выкладывать: по системе он не ваш. Не «продадим, потом оформим» — сначала документ.

Хорошая практика — не принимать товар на склад физически, пока не разобрались с документом. Так расхождение остаётся проблемой поставщика, а не вашей.

Где у ЭДО Лайт предел

Главное ограничение, о которое спотыкаются: через ЭДО Лайт нельзя создать УПД на отгрузку участнику, который сам не зарегистрирован в системе маркировки. То есть контрагент обязан быть в системе — иначе документ вы ему просто не отправите.

Дальше идут ограничения практические, а не формальные:

• сервис заточен под документы по маркировке — весь остальной документооборот компании он не закрывает;
• интеграции с учётной программой в привычном виде нет: при потоке в сотни документов работа руками в личном кабинете становится дороже платного оператора;
• если ваш контрагент работает через другого оператора, вопрос решается роумингом — и это отдельная настройка, а не кнопка.

Простое правило: десятки документов в месяц — ЭДО Лайт справится, сотни — берите платного оператора с интеграцией. Считать нужно не абонентскую плату, а часы сотрудника, который переносит данные руками.

Что обязателен передавать по документам, а что нет

Требование оформлять переход маркированного товара электронными документами — не выдумка оператора системы, а следствие обязанности участников оборота передавать сведения об обороте товаров в систему мониторинга. Она установлена частью 5 статьи 20.1 Федерального закона от 28 декабря 2009 года № 381-ФЗ, а конкретный порядок и сроки — правилами маркировки по каждой товарной группе.

Отсюда практическое разграничение, которое стоит держать в голове:

• переход права собственности между участниками оборота — только электронным документом с кодами; бумажная накладная его не заменяет;
• продажа конечному потребителю — через кассу с передачей сведений о выводе из оборота, документ здесь не нужен;
• внутреннее перемещение между своими складами — обычно документ не требуется, коды остаются за тем же участником; но при поэкземплярном учёте перемещение всё равно стоит отражать в учётной системе, чтобы остатки сходились.

Чем рискует тот, кто не подписывает документы

Неподписанный документ — это не «бумажная волокита», а несданные сведения. Ответственность наступает по статье 15.12.1 КоАП: предупреждение или штраф от 1 000 до 10 000 рублей на должностное лицо и от 50 000 до 100 000 рублей на организацию. А если товар при этом ушёл покупателю, добавляется часть 2 статьи 15.12 КоАП — до 300 000 рублей на организацию с конфискацией.

Профильных разъяснений Пленума Верховного Суда по электронному документообороту в маркировке мы не нашли — постановления по этому вопросу нет. Применяются общие правила постановления Пленума Верховного Суда от 24 марта 2005 года № 5. Практический вывод простой: доказательством вашей добросовестности будут даты подписания документов и переписка с поставщиком по расхождениям — храните и то, и другое.

Роуминг между операторами: как это работает

Ситуация, которая застаёт врасплох: вы подключены к одному сервису, ваш поставщик — к другому, и документы «не ходят». Решение называется роумингом — это настроенный обмен между операторами, аналог роуминга у сотовых сетей.

Что важно понимать до того, как вы упрётесь в проблему:

• Роуминг настраивается не мгновенно — это заявка и согласование между операторами, а не переключатель в личном кабинете. Закладывайте время.
• Инициировать настройку может любая из сторон, но фактически этим занимается тот, кому срочнее принять или отгрузить товар.
• Идентификатор участника нужно знать заранее — без него заявка не оформляется. Уточните его у контрагента до начала поставок, а не в день отгрузки.

Если поставщиков много и они у разных операторов, это ещё один довод в пользу платного оператора с широкой сетью роуминга: настройка каждого канала вручную обходится дороже абонентской платы.

Три ошибки, которые дорого стоят

• Подписать УПД не глядя. Приняли чужие коды или пересорт — по системе товар ваш, и отвечать за него вам. Разбираться потом придётся через корректировочные документы.
• Продавать, не приняв документ. Товар на полке, а коды ещё за поставщиком. Любая сверка покажет несоответствие.
• Перепутать отгрузку и выбытие. Указали причину выбытия при оптовой продаже — покупатель не сможет принять погашенные коды. Не указали при продаже конечному потребителю — коды навсегда зависли на балансе.

Читайте также

Как товар попадает в оборот — «Ввод в оборот в Честном знаке». Чем заканчивается путь кода — «Вывод из оборота». С чего всё начинается — «Регистрация в Честном знаке».

Частые вопросы