Договор с самозанятым: что обязательно прописать и чего избегать

Какой договор заключают с самозанятым

Отдельного «договора с самозанятым» в законе нет. Плательщик налога на профессиональный доход — это обычное физическое лицо, поэтому с ним заключают гражданско-правовой договор по общим правилам Гражданского кодекса: договор возмездного оказания услуг (глава 39, статья 779) или договор подряда (глава 37, статья 702). Выбор зависит от того, что вы покупаете: услугу как процесс или конкретный овеществлённый результат.

Сам режим установлен Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Это эксперимент, и он действует до 31 декабря 2028 года включительно — то есть работать с самозанятыми законно, и ближайшие годы правила меняться не должны. Запрещено другое: прикрывать таким договором обычную работу сотрудника.

Письменная форма нужна не всегда: при сумме сделки до 10 000 ₽ между физлицами закон допускает устную договорённость. Но если заказчик — компания или предприниматель, договор нужен всегда: без него нечем подтвердить расходы и невозможно объяснить проверяющим характер отношений.

Что обязательно прописать в договоре

Минимальный набор, без которого договор не работает:

• Статус исполнителя. Прямо указать, что исполнитель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход», и добавить обязанность сообщить заказчику об утрате этого статуса — желательно в конкретный срок, например в течение трёх рабочих дней.
• Предмет — результат, а не должность. Не «выполняет функции менеджера», а «оказывает услуги по подготовке коммерческих предложений в объёме, согласованном в задании».
• Сроки и порядок приёмки. Дата или период, форма акта, срок подписания, порядок устранения замечаний.
• Цена и порядок расчётов. Оплата за принятый объём по акту, а не фиксированная сумма каждый месяц в одну и ту же дату.
• Обязанность выдать чек из приложения «Мой налог» в день расчёта и ответственность за её нарушение.
• Отсутствие трудовых признаков. Исполнитель сам определяет способ и время выполнения, не подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка, не занимает должность в штатном расписании.
• Реквизиты и подписи, включая ИНН исполнителя — он понадобится, чтобы проверять статус.

Формулировки, из-за которых договор признают трудовым

Статья 15 Трудового кодекса прямо запрещает заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения. А статья 19.1 ТК РФ добавляет то, что чаще всего решает исход спора: неустранимые сомнения суд толкует в пользу наличия трудовых отношений. То есть в спорной ситуации по умолчанию проигрывает заказчик.

Опасные признаки, которые ищут инспекция труда и налоговая:

• в договоре указаны должность, специальность, квалификация;
• прописан режим работы: часы, смены, обеденный перерыв, выходные;
• исполнитель обязан подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка и распоряжениям руководителя;
• оплата одинаковой суммой два раза в месяц в даты выплаты зарплаты;
• заказчик предоставляет рабочее место, инструмент, спецодежду, оплачивает проезд;
• договор бессрочный или продлевается годами, а объём работ нигде не описан;
• исполнитель — единственный заказчик которого вы, и работает он только на вас;
• в переписке и внутренних документах он числится «сотрудником», состоит в рабочих чатах наравне со штатом, имеет пропуск и корпоративную почту.

Отдельно подчеркну: проверяют не только текст договора. Смотрят переписку, графики дежурств, пропуска, табели, названия чатов, показания людей. Идеальный договор при фактическом графике «с 9 до 18 в офисе» не спасает.

Правило двух лет: бывший сотрудник — особый случай

Самая частая и самая дорогая ошибка. Пункт 8 части 2 статьи 6 Закона № 422-ФЗ выводит из-под налога на профессиональный доход доходы «от оказания (выполнения) физическими лицами услуг (работ) по гражданско-правовым договорам при условии, что заказчиками услуг (работ) выступают работодатели указанных физических лиц или лица, бывшие их работодателями менее двух лет назад».

Что это означает на практике: уволить сотрудника и через месяц заключить с ним договор как с самозанятым формально можно — запрета на сам договор в законе нет. Но льготный режим к вашим выплатам не применяется: для остальных заказчиков он остаётся плательщиком НПД, а по вашим выплатам вы становитесь налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов. При проверке это выливается в доначисление за весь период с пенями. Норма приведена дословно по официальному тексту закона: статья 6 Закона № 422-ФЗ.

Два года считаются от даты увольнения, а не от даты, когда человек зарегистрировался самозанятым. Проверять это нужно по каждому исполнителю до подписания договора, а не после того, как налоговая пришла с вопросом.

Что изменилось с 16 февраля 2026 года

В каждом субъекте работают межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости: их создают региональные власти, и они вправе запрашивать информацию у госорганов и фондов, включая персональные данные и сведения, составляющие налоговую тайну. Это статья 67 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации». Перечень сведений, которые налоговая передаёт таким комиссиям и в Роструд, утверждён приказом Минтруда России от 02.02.2024 № 40н.

Приказ Минтруда России от 19.11.2025 № 657н (зарегистрирован Минюстом 4 февраля 2026 года, регистрационный № 85219) изменил этот перечень. Изменения действуют с 16 февраля 2026 года, и работают они в две разные стороны.

Годовой отбор смягчили. Раньше по пункту 3 Перечня в выгрузку за 12 месяцев попадала организация или предприниматель, работающие более чем с десятью плательщиками НПД при среднемесячном доходе каждого свыше 20 000 ₽ и сроке сотрудничества более трёх месяцев. В новой редакции пороги выше: более тридцати пяти человек, среднемесячный доход свыше 35 000 ₽, срок прежний — более трёх месяцев.

Добавился квартальный отбор. Новый пункт 3.1 Перечня: за отчётный квартал передаются сведения об организациях и предпринимателях, которые работают более чем с десятью плательщиками НПД со среднемесячным доходом от них свыше 25 000 ₽, если эти люди в предыдущем отчётном квартале состояли в трудовых отношениях с этой же организацией.

Логика поправки читается прямо. Масштаб работы с самозанятыми сам по себе перестал быть главным поводом для внимания — пороги по нему выросли втрое. А перевод собственных работников в самозанятые стал отдельным основанием попасть в выгрузку, и смотрят на него не раз в год, а каждый квартал. Поэтому правило двух лет из предыдущего раздела сейчас важнее, чем когда-либо: связка «бывший сотрудник плюс регулярные выплаты» видна проверяющим автоматически, без всякой жалобы работника.

Что делать практически: посчитайте, сколько у вас исполнителей на НПД с регулярными выплатами и сколько из них раньше были в штате. Если таких больше десяти и каждому уходит больше 25 000 ₽ в месяц — вы в квартальном списке, и приводить договоры в порядок нужно до вызова на комиссию, а не после.

Чек из «Мой налог»: без него расходы не учесть

Часть 8 статьи 15 Закона № 422-ФЗ прямо запрещает организациям учитывать расходы на покупку товаров, работ и услуг у плательщика НПД при отсутствии чека, сформированного исполнителем. Для предпринимателей действует аналогичное правило. Акт чек не заменяет: акт подтверждает факт приёмки, чек — что исполнитель провёл доход через приложение и заплатил налог.

Практический вывод простой: оплата после чека. Это условие имеет смысл закрепить прямо в договоре — вместе с ответственностью исполнителя за невыдачу чека и за нераскрытие информации об утрате статуса. Чеки нужно хранить: они и есть ваше подтверждение расходов.

Как проверять статус исполнителя

Статус плательщика НПД можно потерять в любой момент. Самая частая причина — превышение лимита дохода: по пункту 8 части 2 статьи 4 Закона № 422-ФЗ право на режим утрачивается, когда доходы в текущем календарном году превысили 2,4 миллиона рублей. Лимит считается по календарному году и не переносится.

Если исполнитель слетел с режима, а вы продолжили платить ему как самозанятому, выплаты после этой даты облагаются как выплаты обычному физическому лицу: НДФЛ и страховые взносы ложатся на заказчика, если исполнитель не зарегистрирован как индивидуальный предприниматель.

Поэтому статус проверяют перед каждой выплатой, а не один раз при подписании договора. У Федеральной налоговой службы есть бесплатный сервис проверки по ИНН и дате — результат имеет смысл сохранять снимком экрана вместе с чеком, чтобы через год было чем подтвердить добросовестность.

Чем рискует заказчик

Если отношения признают трудовыми, последствий три, и они складываются:

• Налоги. Доначисление НДФЛ и страховых взносов за весь период с пенями, плюс штраф по статье 122 Налогового кодекса.
• Административный штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ — за уклонение от оформления трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения: от 10 000 до 20 000 ₽ на должностное лицо, от 5 000 до 10 000 ₽ на предпринимателя, от 50 000 до 100 000 ₽ на организацию. При повторном нарушении (часть 5) — до 200 000 ₽ на организацию и дисквалификация руководителя на срок от одного года до трёх лет.
• Публичный реестр. С 1 января 2025 года Роструд ведёт общедоступный реестр работодателей, у которых выявлены факты нелегальной занятости, — основание записано в части 6 статьи 67 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения», правила ведения утверждены постановлением Правительства РФ от 27.12.2024 № 1927. Запись вносится по вступившему в силу постановлению по делу об административном правонарушении и находится в реестре один год.

Плюс отдельный сценарий: сам исполнитель обращается в суд и требует признать отношения трудовыми — с восстановлением, отпускными и компенсациями. Здесь и работает правило о толковании сомнений в его пользу.

Кто попадает в поле зрения проверяющих

Списки формируются автоматически. Налоговая передаёт в межведомственные комиссии по противодействию нелегальной занятости и в органы Роструда сведения о компаниях по формальным признакам — числу самозанятых, размеру и длительности выплат; перечень этих сведений установлен приказом Минтруда России от 19.11.2025 № 657н, который действует с 16 февраля 2026 года. Само попадание в выгрузку нарушением не является, но это повод, по которому приходят разбираться.

Что меняется с 1 октября 2026 года

С этой даты вступает в силу Федеральный закон от 31.07.2025 № 289-ФЗ «Об отдельных вопросах регулирования платформенной экономики в Российской Федерации». Во исполнение его норм принято постановление Правительства РФ от 19.06.2026 № 760: оно устанавливает критерий систематичности и продолжительности работы — выполнение работ или оказание услуг исполнителем в пользу одного заказчика через посредническую цифровую платформу более 60 часов в месяц в течение 6 месяцев подряд.

Важное уточнение, которое часто теряется в пересказах: правило касается работы через посреднические цифровые платформы — агрегаторы, маркетплейсы, сервисы заказов. На прямой договор между компанией и самозанятым этот критерий напрямую не распространяется. Но ориентир он задаёт всему рынку: длительная и объёмная работа на одного заказчика — это тот признак, по которому государство отделяет подряд от занятости.

Порядок работы с самозанятым: по шагам

• Шаг 1. Проверить статус исполнителя по ИНН на дату заключения договора и убедиться, что он не был вашим работником в последние два года.
• Шаг 2. Заключить договор оказания услуг или подряда с описанием результата, срока и порядка приёмки.
• Шаг 3. На каждый объём оформлять задание или заявку — так видно, что работа разовая и измеримая.
• Шаг 4. Принимать работу актом, а не «по факту месяца».
• Шаг 5. Проверять статус перед выплатой и платить после получения чека.
• Шаг 6. Хранить договоры, задания, акты, чеки и переписку в одном месте — это и есть доказательства при проверке.

Частые ошибки

• Скачали образец и не поменяли ничего. В шаблонах часто остаются «должностные обязанности» и «режим работы» — прямые признаки трудового договора.
• Одинаковая сумма в одну и ту же дату каждый месяц. Самый заметный признак зарплаты.
• Чеки собирают выборочно. Нет чека — нет расхода, а при проверке ещё и вопрос, почему исполнитель не показал доход.
• Статус проверили один раз при подписании и забыли: за год исполнитель мог превысить лимит.
• Бывший сотрудник в роли самозанятого раньше, чем через два года после увольнения.
• Договор идеальный, а работа фактически по графику в офисе на технике заказчика — суть перевесит бумагу.

Читайте также

Как проверить статус исполнителя по ИНН перед выплатой, в какой срок он обязан прислать чек и что делать, если статус слетел, — в статье «Как проверить самозанятого перед оплатой». Что обязан бизнес по закону о персональных данных, если хранит паспорта и ИНН исполнителей, — в статье «Персональные данные по 152-ФЗ: что обязан бизнес». Как выбрать систему налогообложения, если исполнитель перерос лимит и открывает ИП, — в статье «УСН или ОСНО: что выбрать». Подготовка документов под ключ — на странице «Договор с самозанятым».

Частые вопросы