Как проверить самозанятого перед оплатой: статус, чек и лимит

Почему статус проверяют перед каждой оплатой

Плательщик налога на профессиональный доход — это обычное физическое лицо, которое добровольно встало на специальный режим и может так же добровольно с него уйти. Причин потерять статус несколько: человек сам снялся с учёта в приложении, превысил лимит дохода, нанял работников или занялся деятельностью, которая под режим не подпадает. Заказчика при этом никто не уведомляет.

Последствие для заказчика денежное. Пока исполнитель применяет режим, выплаты ему не облагаются налогом на доходы и страховыми взносами: это следует из статьи 15 Закона № 422-ФЗ. Как только режим утрачен, тот же самый перевод превращается в выплату обычному физическому лицу. Если исполнитель не зарегистрирован как предприниматель, заказчик становится налоговым агентом: удерживает налог на доходы и начисляет страховые взносы. За прошедшие месяцы это доначисляют вместе с пенями.

Отсюда правило, которое стоит записать в регламент бухгалтерии: статус проверяют не при подписании договора, а перед каждой выплатой. Проверка занимает меньше минуты и делается бесплатно.

Сервис налоговой: проверка по ИНН на дату

У Федеральной налоговой службы есть открытый сервис проверки статуса плательщика НПД. Он бесплатный, регистрация не нужна, работает по двум полям: «Поисковый запрос» — туда вносится ИНН исполнителя, и «На какую дату Вы хотите узнать статус?» — дата, на которую нужен ответ.

Ключевая деталь, которую чаще всего упускают: сервис отвечает на конкретную дату, а не «вообще сейчас». Это и есть его главная ценность для заказчика. Проверять нужно на дату расчёта — то есть на день, когда вы перечисляете деньги. Если платёж уходит третьего числа, а проверили двадцатого, ответ будет уже про другой день и доказательством добросовестности не станет.

Ответ сервиса короткий: является человек плательщиком налога на профессиональный доход на указанную дату или нет. Промежуточных состояний нет.

Что делать с ответом: сохранять. Снимок экрана с датой проверки, ИНН и результатом — обычная практика. Он кладётся в ту же папку, где договор, акт и чек. Через год, когда придёт запрос, восстановить статус исполнителя задним числом будет уже нечем: сервис показывает состояние на дату, но ваши прошлые проверки нигде не хранит.

Если исполнителей много, проверку автоматизируют: у сервиса есть открытый программный интерфейс, и бухгалтерские программы умеют опрашивать его списком перед выплатной ведомостью. Для десятка исполнителей это лишнее, для сотни — обязательно.

Что делать, если сервис показал «не является»

Спокойно, но сразу. Порядок действий такой:

• Не платить как самозанятому. Пока вопрос не выяснен, выплата откладывается — иначе с неё придётся удерживать налог и начислять взносы.
• Спросить исполнителя письменно. Возможны варианты: снялся сам, слетел по лимиту, приостановил режим. От причины зависит, что делать дальше.
• Проверить дату утраты. Она важна: выплаты до этой даты остаются выплатами самозанятому, после — нет.
• Выбрать форму дальше. Исполнитель может зарегистрироваться как предприниматель — тогда он платит налоги сам. Может вернуться на режим со следующего года, если причина в лимите. Может остаться обычным физическим лицом — тогда вы платите налог и взносы за него, и это надо заложить в стоимость.
• Проверить прошлые выплаты. Если статус слетел месяц назад, а платежи шли — доначисление касается уже прошедших месяцев, и лучше исправить это самому, чем ждать проверки.

Справка о постановке на учёт: когда нужна

Исполнитель может сам сформировать в приложении «Мой налог» справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД. Это документ с электронной подписью налогового органа, его удобно приложить к договору при старте работы.

Но справка — снимок на дату выдачи, а не подтверждение на будущее. Она не заменяет проверку перед выплатой: человек мог сняться с учёта на следующий день после того, как прислал вам справку. Правильная комбинация такая: справка — при заключении договора, проверка на сервисе — перед каждым платежом.

Чек: вторая половина проверки

Проверка статуса защищает от налогов и взносов. Чек защищает расходы. Часть 8 статьи 15 Закона № 422-ФЗ прямо запрещает организациям на налоге на прибыль учитывать расходы на покупку товаров, работ и услуг у плательщика НПД при отсутствии чека, сформированного исполнителем по статье 14 того же закона. Части 9 и 10 распространяют то же правило на упрощённую систему, единый сельхозналог и предпринимателей, считающих налог на доходы. То есть режим налогообложения значения не имеет: нет чека — нет расхода.

Акт чек не заменяет. Это два разных документа: акт подтверждает, что работа принята, чек — что исполнитель провёл доход через приложение и с него будет уплачен налог.

В какой срок исполнитель обязан выдать чек

Статья 14 Закона № 422-ФЗ различает два случая:

• Наличные и электронные средства платежа — чек формируется и передаётся заказчику в момент расчёта.
• Иные формы безналичных расчётов (обычный перевод со счёта организации) — чек передаётся не позднее девятого числа месяца, следующего за месяцем, в котором прошёл расчёт.

Для бизнеса это значит: за оплату, ушедшую в марте, чек должен быть у вас не позднее девятого апреля. Ждать дольше не нужно — это уже нарушение со стороны исполнителя.

Что смотреть в самом чеке

Чек приходит на электронную почту, на телефон, ссылкой или как изображение. Проверять стоит по нескольким пунктам:

• Фамилия, имя, отчество и ИНН исполнителя — совпадают с договором;
• дата и время расчёта — соответствуют вашему платежу;
• сумма — совпадает с перечисленной, включая копейки;
• наименование услуги — не «услуги», а то, что вы действительно покупали, и то же, что в акте;
• ваш ИНН как заказчика — при работе с юридическим лицом исполнитель указывает его в чеке;
• уникальный номер чека и код быстрого ответа — по ним чек проверяется на подлинность.

Отдельная и очень частая история — аннулированный чек. Исполнитель может отменить чек в приложении: сумма уходит из его дохода, а у вас на руках остаётся документ, который больше ничего не подтверждает. Если отношения с исполнителем закончились напряжённо, чеки имеет смысл перепроверить по номеру.

Лимит 2,4 миллиона: как не пропустить

Пункт 8 части 2 статьи 4 Закона № 422-ФЗ: режим не вправе применять те, у кого доходы, учитываемые при определении налоговой базы, превысили в текущем календарном году 2,4 миллиона рублей. Лимит считается по календарному году, с января, и на следующий год обнуляется. Переносить остаток нельзя.

Сложность в том, что лимит общий по всем заказчикам. Вы видите только свои выплаты и не знаете, сколько человек получил от других. Поэтому работают косвенные приёмы:

• Условие в договоре об обязанности исполнителя сообщить об утрате статуса или приближении к лимиту — в конкретный срок, например три рабочих дня.
• Свой счётчик. Если вы за год заплатили исполнителю полтора миллиона, вероятность, что он близко к порогу, уже высокая — проверять статус имеет смысл особенно внимательно.
• Справка о доходах из «Мой налог». Исполнитель может сформировать её сам и прислать. Требовать её вправе не всегда, но попросить у ключевого подрядчика — нормальная практика.
• Проверка на сервисе перед каждой выплатой — она поймает превышение автоматически, потому что после утраты права ответ изменится.

Правило двух лет: бывший сотрудник

Отдельная ловушка, которую сервис проверки не покажет. Пункт 8 части 2 статьи 6 Закона № 422-ФЗ выводит из-под режима доходы от оказания услуг и выполнения работ по гражданско-правовым договорам, если заказчиком выступает работодатель исполнителя или лицо, бывшее его работодателем менее двух лет назад.

Формально исполнитель остаётся плательщиком НПД — сервис покажет, что статус действует. Но конкретно ваши выплаты его доходом по этому режиму не признаются, и налоги с них платятся по общим правилам. То есть проверка статуса тут не спасает: считать нужно от даты увольнения. Два года — с даты прекращения трудового договора, а не с конца года.

Чем рискует заказчик

Риски у заказчика и у исполнителя разные, и это стоит различать.

У исполнителя — штраф за чек. Статья 129.13 Налогового кодекса: нарушение порядка или сроков передачи сведений о расчёте влечёт штраф 20 процентов от суммы расчёта, а повторное нарушение в течение шести месяцев — штраф в размере всей суммы расчёта. Это ответственность самозанятого, не ваша.

У заказчика — три группы последствий:

• Снятые расходы. Нет чека — налоговая база пересчитывается, доначисляются налог и пени.
• Налог на доходы и взносы. Если статус был утрачен, а выплаты шли как самозанятому, их переквалифицируют в выплаты физическому лицу.
• Переквалификация в трудовые отношения. Самый тяжёлый сценарий: доначисления за весь период плюс административный штраф по части 4 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Важно, что проверка статуса и хранение чеков — это ещё и доказательство добросовестности. Заказчик, у которого по каждой выплате лежит договор, акт, чек и снимок проверки, выглядит принципиально иначе, чем тот, у кого только платёжки.

Регламент проверки: как встроить в работу

Чтобы это не превращалось в ручную суету, порядок стоит закрепить письменно. Рабочая схема выглядит так:

• При заключении договора: справка о постановке на учёт, копия паспорта и ИНН, условие о статусе и чеке в тексте договора.
• Перед каждой выплатой: проверка на сервисе налоговой на дату платежа, снимок экрана в папку исполнителя.
• После выплаты: получение чека в срок по статье 14, сверка реквизитов чека с платежом и актом.
• Ежеквартально: сверка накопленной суммы выплат по каждому исполнителю — кто приближается к лимиту.
• Хранение: договор, задание, акт, чек и снимок проверки — в одном месте по каждому исполнителю и каждому месяцу.

Такой регламент занимает у бухгалтерии минуты в месяц на одного исполнителя, но именно он закрывает вопрос, когда приходит требование.

Частые ошибки

• Проверили один раз при подписании. Статус живёт своей жизнью, и утрата права не приходит письмом.
• Проверили не на дату платежа. Ответ сервиса привязан к дате — «проверка вообще» доказательством не будет.
• Не сохранили результат. Через год восстановить прошлую проверку невозможно.
• Приняли акт вместо чека. Расход без чека не учитывается независимо от системы налогообложения.
• Не сверили сумму в чеке с платежом. Расхождение в сумме — повод для вопросов при проверке.
• Забыли про правило двух лет. Сервис покажет действующий статус, а выплаты бывшему сотруднику всё равно будут облагаться по общим правилам.
• Не заметили аннулированный чек. Документ на руках есть, а дохода у исполнителя уже нет.

Читайте также

Какие формулировки в договоре превращают его в трудовой и что писать вместо них — в статье «Договор с самозанятым: что прописать и чего избегать». Что обязан бизнес, который хранит паспорта и ИНН исполнителей, — в статье «Персональные данные по 152-ФЗ: что обязан бизнес». Что выбрать исполнителю, переросшему лимит, — в статье «УСН или ОСНО: что выбрать». Подготовка документов под ключ — на странице «Договор с самозанятым».

Частые вопросы