Кто обязан вести воинский учёт: ООО, ИП и малый бизнес

Все организации, независимо от размера

Обязанность распространяется на все организации независимо от формы собственности и численности. Если в компании работает хотя бы один военнообязанный или призывник — вести воинский учёт нужно. Размер бизнеса значения не имеет.

А ИП должен вести учёт?

Индивидуальные предприниматели воинский учёт не ведут: и пункт 9 Положения, и статья 8 закона о воинской обязанности называют обязанными организации, ИП среди них нет. Как только вместо ИП появляется ООО с сотрудниками, обязанность возникает сразу. Спорные ситуации имеет смысл уточнить в своём военкомате — практика на местах отличается.

Кто подлежит воинскому учёту

Закон разводит две категории, и путать их не стоит — от этого зависит, что писать в карточке.

• Призывники — мужчины от 18 до 30 лет, обязанные состоять на учёте и в запасе не пребывающие.
• Военнообязанные — те, кто пребывает в запасе: отслужившие, выпускники военных кафедр и учебных центров, освобождённые от призыва.
• Женщины с военно-учётной специальностью — учитываются наравне с мужчинами.

Кто отвечает за учёт внутри компании

Пункт 9 Положения о воинском учёте (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 года № 719) отвечает на это одной строкой: за состояние воинского учёта в организации отвечает её руководитель. Не кадровик, не бухгалтер и не подрядчик — директор.

Дальше руководитель своим приказом назначает работника, который ведёт учёт фактически. Это может быть кадровик, офис-менеджер или бухгалтер по совместительству — закон не требует профильного образования. Но приказ обязателен: без него нет ответственного, а обязанность никуда не девается и остаётся на первом лице.

Сколько человек должно этим заниматься

Нормативы заданы пунктом 12 Положения и считаются не от численности штата, а от числа граждан, состоящих на воинском учёте:

• менее 500 человек на учёте — 1 работник по совместительству, то есть в дополнение к своей основной работе;
• от 500 до 2000 — 1 освобождённый работник, для которого воинский учёт и есть основная работа;
• от 2000 до 4000 — 2 освобождённых работника;
• дальше — плюс 1 освобождённый работник на каждые следующие 3000 человек.

Если по нормативу выходит два и более работника, они объединяются в отдельное подразделение — военно-учётный стол (пункт 13). Для типичного малого бизнеса это означает простую вещь: отдельная штатная единица не нужна, достаточно приказа о совмещении.

Отсчёт ведётся по количеству состоящих на учёте на 31 декабря года, предшествующего отчётному.

Кого именно вы обязаны учитывать

Учёту подлежат две категории (пункт 14 Положения):

• призывники — мужчины от 18 до 30 лет, обязанные состоять на учёте и не пребывающие в запасе;
• военнообязанные — те, кто пребывает в запасе: уволенные с военной службы с зачислением в запас, выпускники военных учебных центров и военных кафедр, освобождённые от призыва, а также те, кто не был призван по другим причинам и достиг 30 лет.

Отдельно на учёт ставят женщин, получивших военно-учётную специальность: это медицина, связь, вычислительная техника, картография и ряд других направлений. Перечень утверждён приложением к Положению о воинском учёте, произвольно расширять его нельзя — специальность видна в документах воинского учёта сотрудницы.

Частая ошибка — считать «военнообязанных» на глаз. Человек, у которого в военном билете стоит запас, попадает в учёт независимо от возраста и должности, и именно такие сотрудники обычно выпадают из карточек.

Что делать сразу после найма

• Проверить документы воинского учёта — военный билет, справку или удостоверение призывника — и сверить их с паспортными данными.
• Завести карточку по установленной форме и внести сведения.
• Сообщить в военный комиссариат о приёме, а при увольнении — об увольнении.
• Сообщать об изменениях: смена фамилии, семейного положения, образования, места жительства, должности.
• Раз в год сверять карточки с военкоматом и вносить исправления.

Именно на этих обыденных действиях и строятся проверки: инспектору не нужен сложный анализ, он сверяет, кто у вас работает и что вы про них сообщили.

Что грозит за нарушения

Действующие суммы установлены в редакции Федерального закона от 31 июля 2023 года № 404-ФЗ и считаются по каждому эпизоду отдельно.

• Не подали списки для первоначальной постановки на учёт — статья 21.1 КоАП РФ: на должностное лицо 40 000–50 000 ₽, на организацию 350 000–400 000 ₽.
• Не оповестили сотрудника о повестке или не дали ему явиться — статья 21.2 КоАП РФ: на должностное лицо 40 000–50 000 ₽, на организацию 350 000–400 000 ₽. Повестка в электронной форме здесь равна бумажной.
• Не представили или представили с опозданием сведения для учёта — статья 21.4 КоАП РФ: 40 000–50 000 ₽ на должностное лицо. Юридические лица в санкции этой статьи не названы — платит должностное лицо, и это может быть как назначенный приказом работник, так и сам руководитель.

Отдельного постановления Пленума Верховного Суда по главе 21 КоАП найти не удалось. Из общих разъяснений применима малозначительность по статье 2.9 КоАП РФ — постановление Пленума Верховного Суда от 24 марта 2005 года № 5: судья вправе ограничиться устным замечанием. На системную неявку сотрудников по повесткам рассчитывать на это не стоит.

Пять ситуаций, в которых сомневаются чаще всего

Учёт ведётся по месту работы — из этого правила решаются почти все спорные случаи.

• Сотрудник на удалёнке в другом городе. Работодатель тот же, значит и учёт ведёте вы. Место фактического проживания влияет на то, в какой военкомат уходят сведения, а не на саму обязанность.
• Есть филиал или обособленное подразделение. Учёт ведётся по организации в целом; как распределить работу между головным офисом и подразделением — внутреннее решение, закреплённое приказом.
• Внешний совместитель. Он состоит в трудовых отношениях и с вами, поэтому попадает в ваш учёт: то, что основное место работы у него другое, обязанность не снимает.
• Директор — единственный работник. Организация всё равно ведёт учёт, а руководитель приказом назначает ответственным сам себя. Это нормальная и распространённая конструкция.
• Сотрудник по договору подряда или самозанятый. Трудовых отношений нет — в воинский учёт он не попадает. Но если по факту это подменённые трудовые отношения, риск смещается совсем в другую плоскость, вплоть до переквалификации договора.

Сверка с военкоматом: как она проходит

Сверка — главное регулярное мероприятие воинского учёта и одновременно то, на чём чаще всего вскрываются пробелы. Смысл простой: ваши карточки должны совпадать с данными военного комиссариата.

• Сверяют персональные данные, воинское звание, категорию годности, состав семьи, образование, должность и адрес.
• Расхождения фиксируют и исправляют: в карточке организации — сразу, в документах военкомата — по его правилам.
• Итог оформляется отметкой о проведённой сверке; без неё формально сверки не было.

Практический совет: перед сверкой полезно самим пройтись по личным делам и попросить сотрудников принести военные билеты. Половина расхождений — это смена фамилии, переезд или новое образование, о которых работник просто не сообщил.

Как понять, что учёт запущен

• Нет приказа о назначении ответственного или он подписан уволившимся директором.
• Карточек меньше, чем военнообязанных в штате.
• Уведомления о приёме и увольнении никто не отправлял — «мы про это не знали».
• Сверки с военкоматом не было ни разу.
• План работы по воинскому учёту на год отсутствует.

Каждый пункт из этого списка — отдельный эпизод для протокола. При этом закрываются они документами: восстановить учёт дешевле, чем заплатить один штраф.

Сколько это стоит компании по времени

При десятке военнообязанных сотрудников работа занимает несколько часов в месяц: внести изменения по принятым и уволенным, отправить сведения, раз в год пройти сверку. Пик приходится на сверку и на подготовку плана работы — это ещё день-два.

Проблема обычно не в объёме, а в том, что обязанность лежит на человеке, у которого это десятая задача по счёту. Для состава по статье 21.4 КоАП РФ причина не важна: сведения либо поданы в срок, либо нет.

Частые вопросы