Документы воинского учёта в организации: полный перечень

Какие документы обязана вести организация

Перечень, формы, порядок хранения и заполнения учётных документов устанавливает Министерство обороны — это прямая норма пункта 27 Положения о воинском учёте, утверждённого постановлением Правительства от 27 ноября 2006 года № 719. Само Положение конкретных форм не содержит, поэтому искать их в постановлении бесполезно — там задан только порядок. На практике у любой организации, где работает хотя бы один военнообязанный или призывник, должен быть такой пакет:

• приказ об организации воинского учёта — назначает ответственного работника и утверждает его функциональные обязанности;
• план работы по ведению воинского учёта на календарный год, утверждённый руководителем;
• карточка учёта организации — форма № 18 — сведения о самой компании, которые подают в военкомат при постановке на учёт;
• личные карточки формы № 10 — на каждого военнообязанного и призывника среди работников, с их актуальными данными;
• журнал проверок состояния воинского учёта — прошитый, пронумерованный и заверенный подписью руководителя;
• переписка с военкоматом — запросы, ответы, уведомления о приёме и увольнении, акты ежегодной сверки.

Что считается документом воинского учёта у самого работника

Здесь важно не путать два понятия. Учётные документы — это то, что ведёт организация. А документы воинского учёта, на основании которых эти карточки заполняются, — то, что приносит работник. Пункт 28 Положения называет их исчерпывающе:

• удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, в том числе в форме электронного документа, — для призывников;
• военный билет (либо временное удостоверение, выданное взамен военного билета) или справка взамен военного билета — для военнообязанных.

Обратите внимание на оговорку про электронную форму — она появилась в редакции 2023 года. Отказать работнику в приёме документа только потому, что он предъявлен электронно, оснований нет.

Кадровик при приёме на работу обязан проверить не только наличие, но и подлинность этих документов и записей в них, наличие мобилизационных предписаний, отметок о постановке на учёт и отметок в паспорте об отношении к воинской обязанности — это подпункт «а» пункта 30 Положения. Формальная проверка «принёс — и ладно» здесь не закрывает обязанность.

Приказ и ответственный — с чего начинается учёт

Первый документ — приказ руководителя об организации воинского учёта. Он назначает ответственного работника (чаще всего это кадровик, отдельная штатная единица нужна только при большой численности военнообязанных) и закрепляет за ним обязанности: вести карточки, отвечать на запросы военкомата, разъяснять работникам порядок исполнения обязанностей по воинскому учёту — эта обязанность прямо названа в пункте 30 Положения. Без приказа формально некому отвечать за учёт, и это первое, что запрашивают при проверке.

Карточка организации — форма № 18

Это документ не на конкретного сотрудника, а о самой организации: реквизиты, численность военнообязанных, сведения об ответственном за учёт. Её заводят при первичной постановке организации на учёт в военкомате по месту нахождения и обновляют при изменении данных.

Личные карточки формы № 10

Заводятся на каждого работника, состоящего на воинском учёте, — военнообязанного запаса или призывника. В карточке — паспортные и военно-учётные данные, сведения о семейном положении, образовании, должности, месте жительства. Эти данные нужно актуализировать: при их изменении организация обязана сообщить в военкомат в течение 5 дней, а не реже одного раза в год — сверить карточки с документами работников и отдельно с данными военкомата (пункты 32 и 32г Положения).

План работы и журнал проверок

План работы по ведению воинского учёта составляют на календарный год и утверждают у руководителя — в нём фиксируют мероприятия: сверки, обновление карточек, разъяснительную работу с сотрудниками. Журнал проверок — отдельный документ, куда вносят результаты проверок военкомата и прокуратуры: что смотрели, какие нарушения нашли, в какой срок устранили. Его прошивают, нумеруют страницы и заверяют подписью руководителя — это первое, что попросят показать при следующей проверке.

Сроки, которые документы должны подтверждать

Документы существуют не сами по себе — они доказывают, что организация уложилась в сроки из пунктов 30 и 32 Положения о воинском учёте. Поэтому в переписке с военкоматом важны не тексты, а даты отправки.

• 5 дней — сообщить о приёме на работу и об увольнении военнообязанного;
• 5 дней — сообщить об изменении сведений: семейное положение, образование, подразделение, должность, место жительства или пребывания, состояние здоровья;
• 2 недели — представить сведения по запросу военного комиссариата;
• 5 рабочих дней — проинформировать военкомат о неоговорённых исправлениях, неточностях и подделках в документах, а также о случаях неисполнения гражданами обязанностей по воинскому учёту (подпункт «г» пункта 30);
• ежегодно — сверка карточек с документами работников и с данными военкомата.

Практический совет: держите отправку сообщений с подтверждением — опись и уведомление о вручении либо квитанцию оператора электронного документооборота. При споре о пропуске срока доказывать своевременность придётся вам, и «мы отправляли» без даты не работает.

Ответственность: три статьи и разные адресаты штрафа

• Статья 21.1 КоАП — непредставление в срок списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт: должностному лицу 40 000–50 000 рублей, организации 350 000–400 000.
• Статья 21.2 КоАП — неоповещение работника о вызове по повестке либо необеспечение возможности своевременной явки: те же суммы.
• Статья 21.4 КоАП — непредставление или несвоевременное представление сведений, необходимых для ведения воинского учёта: только должностному лицу, 40 000–50 000 рублей.

Отдельного постановления Пленума Верховного Суда по главе 21 Кодекса нет — профильных разъяснений по воинскому учёту мы не нашли. Применяются общие правила постановления Пленума Верховного Суда от 24 марта 2005 года № 5, включая малозначительность по статье 2.9 Кодекса.

Что чаще всего спрашивают на проверке

Подробный порядок проверки и на что обращают внимание в первую очередь — в статье «Проверка воинского учёта военкоматом». Коротко: приказ и ответственный, карточки формы № 10 на всех военнообязанных, план работы и степень его выполнения, журнал проверок, своевременность сообщений о приёме и увольнении.

Как навести порядок, если учёт запущен

Ситуация «документов нет вообще» встречается чаще, чем кажется, — особенно в компаниях, где военнообязанные появились недавно. Порядок восстановления такой.

• Издать приказ об организации воинского учёта и назначить ответственного — без него остальные документы повисают в воздухе.
• Собрать документы работников — военные билеты, справки взамен них, удостоверения призывников — и проверить подлинность записей, как требует подпункт «а» пункта 30 Положения.
• Завести карточки на всех военнообязанных и призывников, сверив данные с документами построчно, а не по памяти кадровика.
• Поставить организацию на учёт в военкомате по месту нахождения и подать карточку организации.
• Составить план работы на текущий год и согласовать его с военным комиссариатом.
• Досдать сведения о принятых ранее работниках — лучше сделать это самостоятельно, чем ждать, пока расхождение обнаружит проверка.

Последний пункт часто вызывает сомнения: «не привлечём ли мы к себе внимание». Практика показывает обратное — добровольное устранение до проверки выглядит принципиально иначе, чем то же нарушение, выявленное военкоматом, и учитывается при решении вопроса о наказании.

Сколько хранить документы

Отдельного срока хранения именно для документов воинского учёта нормативно не установлено — организации ориентируются на общие правила архивного дела и внутренние инструкции. На практике карточки и переписку с военкоматом не уничтожают, пока сотрудник работает в компании, и хранят ещё некоторое время после увольнения — на случай запроса военкомата или повторной проверки.

Читайте также

С чего начать учёт и как поставить организацию на него — в статье «Воинский учёт в организации с нуля». Кто именно обязан вести учёт — в статье «Кто ведёт воинский учёт».

Частые вопросы