Квотирование рабочих мест: кто обязан, как считать квоту и что сдавать в 2026 году

Коротко: что нужно знать за минуту

• Порог — свыше 35 человек. Считается среднесписочная численность за предыдущий квартал.
• Ставка — от 2 до 4 процентов, конкретную цифру устанавливает закон вашего региона. В Петербурге: 36–100 человек — 2 процента, свыше 100 — 2,5 процента.
• Дробь округляется вниз, но если расчёт вышел меньше единицы — квота всё равно равна одному месту.
• Отчёт — каждый месяц, до 10 числа, через платформу «Работа в России». Сам расчёт квоты пересматривается ежеквартально.
• Штраф по части 1 статьи 5.42 КоАП: на должностное лицо 20–30 тысяч рублей, на предпринимателя 30–50 тысяч, на компанию 50–100 тысяч.
• Незанятое место — ещё не нарушение. Верховный Суд признал незаконным предписание работодателю, который места создал и вакансии опубликовал.

Кто обязан выделять места

Норма лежит в статье 38 Федерального закона от 12 декабря 2023 года № 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации». Формулировка простая: работодателям, у которых численность работников превышает 35 человек, нормативным правовым актом субъекта Российской Федерации устанавливается квота для приёма на работу инвалидов в размере от 2 до 4 процентов от среднесписочной численности.

Отсюда три следствия, о которых чаще всего спорят.

Первое. Ровно 35 человек — квоты нет, слово «превышает» работает буквально. Начиная с 36 — есть.

Второе. Ставку задаёт не федеральный закон, а регион. Диапазон 2–4 процента — это рамка, внутри которой субъект решает сам, и он вправе дифференцировать её по видам деятельности, по муниципальным образованиям и по численности работодателя. Поэтому «средняя ставка по стране» — выдумка: у соседних регионов цифры разные, и брать чужую нельзя.

Третье. Численность берётся среднесписочная за предыдущий квартал, а не на сегодняшний день. Компания, которая летом наняла людей под сезон, может обнаружить квоту осенью — по прошлому кварталу.

Кого не считают в численности

Тут два исключения, и оба меняют результат на целое место.

Вредные и опасные места. Часть 5 статьи 38 прямо говорит: при исчислении квоты в среднесписочную численность не включаются работники, условия труда на местах которых отнесены к вредным или опасным по результатам специальной оценки условий труда. Для производства это иногда половина штата — и квота падает вдвое.

Обособленные подразделения в других регионах. Их работники не идут в расчёт головной организации: у филиала своя квота по закону того субъекта, где он расположен. Компания с офисами в трёх городах считает три раза, а не один.

Освобождены от квоты общественные объединения инвалидов — это отдельное основание в части 9 статьи 38.

Самая частая ошибка: «у нас вышло меньше одного места»

Компания на 40 человек в Петербурге считает: 40 умножить на 2 процента — 0,8. Дробь округляется вниз, получается ноль. Вывод напрашивается сам: квоты нет, отчитываться не надо.

Вывод неверный. В Правилах выполнения работодателем квоты, утверждённых постановлением Правительства Российской Федерации от 30 мая 2024 года № 709, стоит фраза, которую в пересказах обычно теряют: при расчёте округление дробного числа производится в сторону уменьшения до целого значения, а если размер рассчитанной квоты менее единицы — значение квоты принимается равным единице.

То есть у компании на 36–49 человек квота есть всегда, и она равна одному рабочему месту. Именно на этом чаще всего и попадаются: расчёт делают правильно, а про вторую половину фразы не знают.

Как это выглядит в цифрах по петербургским ставкам:

• 36 человек: 36 × 2% = 0,72 → 1 место (сработало правило «менее единицы»);
• 50 человек: 50 × 2% = 1,0 → 1 место;
• 80 человек: 80 × 2% = 1,6 → 1 место (дробь отброшена);
• 100 человек: 100 × 2% = 2,0 → 2 места;
• 120 человек: 120 × 2,5% = 3,0 → 3 места (ставка выросла после порога в 100 человек);
• 300 человек: 300 × 2,5% = 7,5 → 7 мест;
• 500 человек: 500 × 2,5% = 12,5 → 12 мест.

Обратите внимание на скачок между 100 и 101 человеком: у ста сотрудников квота два места, у ста одного — тоже два, но считается уже по другой ставке. Это разрыв, в котором легко ошибиться при росте штата.

Сколько процентов в Санкт-Петербурге

Действует Закон Санкт-Петербурга от 2 октября 2024 года № 522-116 «О квотировании рабочих мест для трудоустройства инвалидов в Санкт-Петербурге» в редакции от 24 апреля 2026 года. Ставки такие:

• численность от 36 до 100 человек — квота 2 процента;
• численность свыше 100 человек — квота 2,5 процента.

Отдельно закон определяет квоту для филиалов и представительств, расположенных в Петербурге: те же 2 и 2,5 процента, но от численности самого подразделения за предыдущий квартал.

Встречается утверждение, что для Петербурга ставка составляет 3 процента, — иногда оно попадается даже в калькуляторах на сайтах исполнителей. Это неверно: три процента в законе города нет ни в одной редакции. Если вам посчитали по трём процентам, попросите показать норму.

Кратный зачёт: когда одно место закрывает два

В петербургском законе есть механизм, который многие не используют. Исполнение квоты считается кратным двум рабочим местам, если трудоустроен:

• один инвалид I группы;
• один инвалид из числа ветеранов боевых действий, принимавших участие в специальной военной операции.

Для компании с квотой в два места это означает, что достаточно одного трудоустроенного человека нужной категории. Механизм появился в редакции закона от 9 февраля 2026 года.

Как выполнить квоту, если брать некого

Классическая ситуация: место выделили, вакансию разместили, а кандидатов нет. Закон предлагает несколько путей, и трудовой договор напрямую — только первый из них.

Первый путь — свой трудовой договор. Работодатель принимает инвалида на квотируемое место у себя.

Второй путь — соглашение о трудоустройстве с другой организацией. Часть 6 статьи 38 разрешает считать квоту выполненной, если трудовой договор с инвалидом заключила иная организация по соглашению с вами. Условия такого соглашения определены в части 8: в нём фиксируются численность инвалидов, условия финансирования их оплаты труда (не меньше МРОТ плюс страховые взносы за каждого) и условия оборудования рабочих мест либо компенсации этих расходов. Трудоустройство при этом должно происходить на территории того же субъекта, где находится ваша компания.

Третий путь — иные случаи, установленные Правительством. Порядок заключения соглашения и его форму утверждает Правительство, поэтому самодеятельные тексты договоров тут не работают.

В Петербурге Комитет по труду и занятости населения ведёт реестр организаций, готовых принимать людей по таким соглашениям, — это упрощает поиск партнёра.

Что и когда сдавать

Квотирование — не разовая бумага, а ритм. Он выглядит так:

• Каждый квартал — пересчитать среднесписочную численность, заново определить квоту, издать приказ и закрепить перечень квотируемых мест.
• До 10 числа каждого месяца — сдать отчёт о выполнении квоты через единую цифровую платформу «Работа в России».
• Постоянно — держать вакансии по квоте размещёнными и хранить документы на случай проверки.

Именно ежемесячность обычно и рушит всю конструкцию: документы один раз сделали, а потом отчёты забыли. Пропущенный месяц — уже основание для предписания.

Штрафы

Ответственность установлена частью 1 статьи 5.42 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях — за неисполнение обязанности по выполнению квоты либо за отказ в приёме инвалида в пределах квоты:

• на должностных лиц — от 20 000 до 30 000 рублей;
• на индивидуальных предпринимателей — от 30 000 до 50 000 рублей;
• на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей.

Эти суммы действуют в редакции Федерального закона от 9 ноября 2024 года № 382-ФЗ — до него штрафы были в разы меньше, поэтому старые статьи в интернете называют совсем другие цифры. Отдельно стоит помнить, что штраф не отменяет предписания: заплатив, работодатель всё равно обязан привести квоту в порядок.

Что сказал Верховный Суд

Самый частый страх работодателя звучит так: «мы выделили место, но инвалиды к нам не приходят — значит, нас всё равно оштрафуют». По этому поводу есть прямая позиция Президиума Верховного Суда, изложенная в пункте 31 Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации № 2 (2023), утверждённого 19 июля 2023 года.

Формулировка суда: предписание об устранении нарушений в части выполнения квот признано незаконным, поскольку выполнение установленной квоты зависит не только от работодателя, но и от волеизъявления граждан квотируемой категории на заключение трудового договора.

В том деле организацию защитили не слова, а документы. Суд перечислил их прямо:

• приказ руководителя о создании квотируемых рабочих мест;
• должность, введённая в штатное расписание под эти места;
• сведения о созданных местах, переданные в центр занятости населения;
• опубликованная информация о наличии вакансий;
• отсутствие фактов необоснованного отказа или уклонения от трудоустройства инвалидов.

Вывод для работодателя простой: наказывают не за то, что место осталось незанятым, а за то, что его не создали, не показали и не отчитались. Документы — это и есть защита, и собирать их надо заранее, а не в момент проверки.

Одна оговорка, о которой честно стоит сказать: то дело рассматривалось по прежней норме — статье 21 Федерального закона № 181-ФЗ в редакции того времени, когда порог был «свыше 100 человек». Сейчас действует статья 38 Федерального закона № 565-ФЗ с порогом 35 человек. Сама логика суда о вине работодателя от смены нормы не изменилась, но ссылаться на старый закон как на действующий нельзя.

Отдельного постановления Пленума Верховного Суда именно о квотировании рабочих мест нет — по этому вопросу ориентиром служит приведённый Обзор.

Пять ошибок, из-за которых приходит предписание

Ошибка первая: посчитали «на сегодня». Численность берётся среднесписочная за предыдущий квартал. Компания, сократившая штат в этом месяце, всё равно считает по прошлому периоду.

Ошибка вторая: округлили до нуля. Про правило «менее единицы — значит единица» знают не все, и компании на 36–49 человек чаще всего не отчитываются вообще.

Ошибка третья: сложили все филиалы в один котёл. Подразделения в других регионах считаются отдельно, по законам своих субъектов, где ставка может быть другой.

Ошибка четвёртая: включили в расчёт вредные места. Работники на местах с вредными и опасными условиями по спецоценке из численности исключаются — иначе квота получается завышенной.

Ошибка пятая: сделали документы и забыли про отчёты. Положение и приказ — разовая работа, отчёт — ежемесячная. Именно на отчётах и накапливается нарушение.

Что сделать прямо сейчас

• Посмотрите среднесписочную численность за прошлый квартал — без обособленных подразделений в других регионах и без работников на вредных местах.
• Найдите закон своего субъекта и его действующую редакцию: ставка могла измениться в этом году.
• Посчитайте квоту, помня про два правила — дробь вниз и «менее единицы значит единица».
• Проверьте, есть ли у вас приказ, положение и перечень квотируемых мест, и размещены ли вакансии.
• Посмотрите, за какие месяцы сданы отчёты. Если есть пропуски — закрывайте ближайший срок, не дожидаясь запроса.

Если считать некогда, а рисковать не хочется — посчитаем за вас и покажем, что именно нужно сдать в ближайший срок.